SECUENCIA DIDACTICA NO. 1
Gestión: Es la acción de gestionar o de administrar.
Correspondencia: Es el trato reciproco entre dos personas mediante cartas,etiquetas, tarjetas telegramas, catalogo, etc, puede ser interna o externa.
Interna: es aquel tipo de documentos de la misma empresa que se envían a los departamentos.
Externa: son los documentos que se envían de otras compañías.
Archivo: es el conjunto de documentos que son administrados, organizados y conservados para difundir la información.
Vigente: Que esta en uso o tiene valides en un momento determinado.
Muerto: Es cuando un archivo ´pasa de 5 años y ya no tiene valides.
La importancia de llevar un archivo en la organización.
juega un papel importante ya que gracias a ellos los organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada.
Archivero y tipos de archivo
El archivero es el profesional que gestiona los documentos.
Tipos de archivo.
-archivos de gestión
-archivo central
-archivos históricos
-archivos de tramite
-archivos concentración
La archivística
Desde
la antigüedad los archiveros conservadores fueron personas que estuvieran al
servicio de la administración y avilés en el acto de leer, escribir y organizar,
su educación la obtenían en los templos, monasterios y palacios
Las
civilizaciones más antiguas como Mesopotamia y Egipto han tenido instituciones
gubernamentales económicas y religiosas que han aguardado celosamente los
documentos relacionados con leyes, censos y decretos, de una forma para
proteger la documentación. Esta práctica dio origen a los archivos como un
lugar seguro para los documentos jurídicos de instituciones públicas o
privadas.
Los
alcorques ocupaban sus labores en un edificio donde se depositaban los
documentos públicos que tenían que ver
con los asuntos del gobierno.
La
iglesia y los monasterios asumieron la conservación de documentos
administrativos, ese proceso duro toda la edad media.
Son
muchos los escritos conservados de esa época como pergaminos, escritos de la
iglesia, documentos de herencia y confesiones.
En
el XVIII y XIX empieza a ver una administración centralizada donde todos los
órganos de gobierno se encuentran en un mismo lugar y dirigidos por la misma
persona.
Al
principio del siglo XIX, el archivero como el experto de documentos establecía los
criterios de la ordenación, ordenación y descripción además de las normas del
tipo de expedientes y como conservarlos. También se empezó a tomar en cuenta el
mantenimiento de cada archivo, checando la
temperatura de los archivos, mantenimiento de limpieza, entre otros
factores, para que estén en buenas condiciones.
Conservar
no es más que mantener la integridad de las fuentes documentales, esta
conservación se realiza en dos líneas de acción fundaméntales, una de ellas es
la prevención que es la forma de evitar los factores que afectan el
envejecimiento de los documentos, para crear barreras que eviten la
deterioración y la otra restauración que es utilizada para evitar que pierda su
identidad o valor.
Durante
el congreso histórico de 1942 en cuba se recomendó las leyes que faciliten la
utilización de archivos públicos y de instituciones privadas. Este evento se
considera el punto de partida para que países latinoamericanos empezaran a
preocuparse para protección de sus documentos, pero hasta en 1980 los países
latinoamericanos comenzaron a gestionar la aprobación de una legislación moderna para que crearan
los sistemas nacionales del archivo.
Las
fases en cuanto a la organización está dividida en:
-Identificación
-Ordenación
-Organización
-Clasificación
-Valoración
-Expurgo
-Descripción
-Conservación
-Difusión
El
expurgo consiste en la eliminación de los documentos, ya sea por que han
perdido su valor administrativo, fiscal o jurídico, o porque no tienen interés
para la ciencia y tecnología
Es impertinente que cualquier persona, país
pueda saber su historia si existe
Un
archivo histórico sirve para que el ciudadano sepa más de su país, ciudadano,
nación ya sea la historia su fundación. En este proceso intervienen dos estancias la comisión institucional de evaluación
y la comisión devaluación y acceso a fondos documentales. La comisión
institucional somete a la comisión devaluación y acceso la serie a eliminar y
esta determina si procede o no la eliminación.
Los
archivos cumplen un rol fundamental en la sociedad pues cuidándolos de una manera confiable en instituciones
protegiéndolas de que se maltraten.
Es
pertinente recordar que cualquier persona, estado, empresa o municipio necesita conocer su historia para
resaltar su identidad, errores y sus logros
En los
archivos se destaca el ofrecer información con transparencia.
División y subdivicion de los archivos.
*Por su organización:
-Archivos centrales
-Archivos locales
*Por sus asuntos:
-Archivos generales
-Archivos parciales
*Por la documentación que contiene:
-Archivos oficiales
-Archivos especiales
-Archivos particulares
*Por su destino:
-Archivos públicos
-Archivos privados
-Archivos secretos
*Por el método empleado en su manejo:
-Archivos directos
-Archivos indirectos
*Por la calidad o cantidad de documentos:
-Archivos cuantitativos
-Archivos cualitativos
*Por la asignatura empleada:
-Archivos numéricos
-Archivos alfabéticos
Técnicas para archivar documentos.
-Activo
-Semi-activo
-Inactivo o histórico
-Correspondencia
-Correspondencia externa
-Correspondencia interna
Bases para organizar documentos
-sistema alfabético
-Sistema numérico
-Sistema geográfico
-Sistema por asunto
-Documentos vitales
-Documentos importantes
-Documentos útiles
-Documentos no esenciales
Sistemas de archivos
Son los métodos y estructuras de datos que un sistema operativo utiliza para seguir la pista de los archivos.
-
Archivo alfabético
Es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos.
Archivo geográfico:
Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que se residen.
-
Archivo por asunto:
Agrupa los documentos de acuerdo al tema o el asunto.
-
Archivo cronológico
Son los documentos que son archivados por un orden, ya sea por año, mes, días, horas, todo lo referido al tiempo.
Sistemas indirectos de archivo:
Se llaman así los archivos para su localizacion, consulta y manejo.
Archivo numerico:
Son aquellos que se les asigna un número y todos los documentos sobre un tema determinado son archivados en la carpeta con ese número.
Derivados de un sistema numerico simple:
Aqui se utilisa la serie natural de los numeros como elemento principal.
Archivo numerico compuesto:
Constituidos por series numericas que con distinta representacion o significado, forman un clave o formula de clasificasion.
Numero mixto:
Es una combinacion del numero simple, ya con el alfabeto, ya con geografico, o con el de asunto, es decir, forman una clave.
Duplex numerico:
Se reduce al empleo de dos series numericas, la primera para un significado y la segunda para la progresión.
Sistema unitérmino:
Es numerico,y tiene como caractristica elempleo de un termino clasico y puro, que se representa por un numero en serie progresiva.
SECUENCIA DIDACTICA NO. 2
¿Que es un expediente?
Es un documento con mucha informacion acerca de un tema, institucion o personas.
¿En donde se elaboran expedientes?
En instituciones,empresas u oficinas.
¿Son importanteslos expedientes?
Si, porque sin ellos lainstitucion o departamento no podria ontener la infromacion que necesitan.
CONCEPTOS.
Expediente:
Es una herramienta administrativa que reune la documentacion necesaria para sustentarel acto administrativo.
Control:
Existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación
Legajo:
Es un conjunto de papeles o documentos, atados, que tratan de un solo tema.
Costuras:
Los documentos deben de o asegurarse por medio de broches metalicos aboliendo el empleo del hilo y aguja.
Ordenamiento de documentos.
-Por rigoroso orden cronologico.
-Por orden lógico de desarrollo.
Prestamo de expedientes
Los expediente se facilitan mediante cedulas de prestamo. Con estas cedulas se forman un catologo con rigoroso orden sistematico, para saberla informacion delso expedientes prestados.
Transferencias de los expedientes
Cuando los expedientes han concluido totalmente su transmicion mediante un inventario que contenga:
-La clasificacion de origen
-El nombre del interesado en el asunto.
-Un extracto del contenido
-Numero de expedientes legajos y folios
-Lugar para la clasificasion topografía
